من شروط المشاركة يحق للجنة العلمية رفض الورقة العلمية دون إبداء أسباب الرفض. يعتبر البحث المنشور ملكاً للمؤتمر وبالتالي لا يجوز إعادة نشر أي بحث منشور أو تم قبوله للنشر بأي شكل من الأشكال أو بأي لغة أخري إلاَّ بإذن رسمي من رئيس اللجنة العليا للمؤتمر. ترسل المشاركات وما يتعلق بها عبر البريد الإلكتروني المخصص للمؤتمر. تقبل البحوث باللغتين العربية والإنجليزية.